Makalah Sumber Daya Manusia (Kualitas Pekerjaan)

MAKALAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

KUALITAS KELOMPOK

Disusun Oleh

Dian Putri Pertiwi           (AK-1A/08)
Dian Riestiana                (AK-1A/08)
Dicky Eka Setiawan       (AK-1A/08)
Rosalina Dwi Harsanti     (AK-1A/08)
Titin Novita                     (AK-1A/08)

TAHUN PELAJARAN 2011/2012

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah ini yang alhamdulillah tepat pada waktunya.

Makalah ini berisikan tentang informasi tentang manajemen sumber daya manusia atau yang lebih khususnya membahas tentang analisis jabatan. Diharapkan Makalah ini dapat memberikan informasi kepada kita semua tentang analisis jabatan.

Kami menyadari bahwa Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan Makalah ini.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.

                                                                                           Semarang, 27 Februari 2012

                                                                                                      Tim Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Untuk bisa menerapkan “The Right Man on The Right Place at the Right Time” ada beberapa hal yang prlu diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang perlu diketahui adalah unsur “PLACE”, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia bekerja. Tempat bekerja ini seringkali secara lebih spesifik disebut sebagai jabatan.

Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda. Untuk mengatasi hal ini, bisa dilakukan Analisa Jabatan. Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apa peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia?

2.      Apa yang di maksud dengan Analisis Jabatan?

3.      Bagaimana tahapan Analisis Jabatan?

C.     Tujuan

Dengan adanya makalah ini, para pembaca di harapkan mampu:

1. Mengidentifikasi diskripsi pekerjaan  yang dilakukan sehari-hari secara individual.
2. Menjabarkan fungsi pokok dalam setiap posisi.
3. Menetapkan deskripsi pekejaan masing-masing sesuai dengan kesepakatan kerja kelompok  mengacu pada standar nasional.
4. Mengenal konsep jenjang karier.

BAB II

ISI

Setelah pekerjaan-pekerjaan tercipta, pemahaman tentang pekerjaan-pekerjaan tersebut dan persyaratan-persyaratan harus dikumpulkan melalui analisis jabatan. Anaisis ini mengumpulkan data masing-masing, tetapi bukan setiap individu, posisi pekerjaan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis pekerjaan memainkan peranan krusial dalam departemen personalia, karena mensuplai data minimum untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan personalia.

A.         Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan:

a)      Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja.

b)      Menentukan besarnya upah.

c)      Merancang jalur karir pekerja / pegawai.

d)     Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil.

e)      Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif.

Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.

B.     Analisis Jabatan

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu:

Ø  Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut

Ø  Apa wewenang dan tanggung jawabnya

Ø  Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan

Ø  Bagaimana cara melakukannya

Ø  Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya. Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

Ø  Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan

Ø  Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut

Ø  Dan lain-lain

Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu:

1)        Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian.

2)        Pekerja yang bersangkutan.

3)        Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu.

4)        Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan.

Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara:

1)        Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan.

2)        Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya.

3)        Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian.

Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir berikut:

1)        Nama jabatan, lokasi ketja, range upah.

2)        Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi.

3)        Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku jabatan.

4)        Peralatan dan bahan yang digunakan.

5)        Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja.

6)        Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain.

C.    Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

1)        Deskripsi Jabatan (Job Description).

2)        Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

C.1. Deskripsi Jabatan

Deskripsi jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan deskripsi jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi:

1)        Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan.

2)        lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas.

3)        Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya.

4)        Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat.

5)        Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja.

6)        Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan.

7)        Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya.

8)        Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas.

Contoh Job Description (Supervisor)

Jabatan pekerjaan                 : SUPERVISOR

Bertanggung Jawab Kepada  : MANAGER / ASST.MANAGER

• Sasaran Tugas :

Supervisor bertanggung jawab untuk mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia ,bahan baku setengah jadi/jadi dan mesin – mesin produksi didalam wilayah tanggung jawabnya guna memaksimalkan effisiensi, meminimalkan biaya dan menghasilkan bahan setengah jadi/jadi yang memenuhi standard kebutuhan pelanggan.

• Struktur Pelaporan :

Supervisor bertanggung jawab kepada Manager .

• Sifat & Lingkup :

Proses A merupakan proses antara x dengan y di divisi z dimana hasil proses y masih dalam bentuk setengah jadi, diproses lanjut secara xyz guna mencapai produk dengan keadaan tertentu sebelum kemudian dikirim ke y. Supervisor harus mampu mensupervisi secara langsung kepala regu dibawah tanggung jawabnya (serta mampu mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang berada dibawah tanggung jawabnya) dan mampu bekerja sama secara efektif dan efisien dengan semua bagian lain terkait dengan bagiannya(PPIC,QC,Maintenance,Electric,dll. ) guna memproduksi bahan jadi pada tingkat biaya yang rendah dan memenuhi batas “ Volume & Waktu “ pengiriman bahan jadi yang telah direncanakan.

• Hasil Utama & Tantangan :

1. Diharapkan memiliki ketrampilan dan pengetahuan atas “ Proses “ dari setiap mesin yang menjadi tanggung jawabnya tersebut.
2. Diharapkan memiliki pengetahuan atas aplikasi produk dari pelanggan (Customer Product Knowledge)
3. Diharapkan untuk mengatur program perbaikan berkelanjutan guna mengeliminasi bahan tidak jadi (afvalan) dan meningkatkan efisiensi.

• Tanggungjawab Utama :

1. Bertanggung jawab dalam melakukan supervisi langsung terhadap kepala regu yang dibawahinya (serta mampu mensupervisi secara tidak langsung semua karyawan yang berada di bawah tanggung jawabnya), hal ini termasuk dalam memberikan bimbingan/pelatihan kepada anak buah guna mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku di perusahaan .
2. Bertanggung jawab dalam mencapai tingkat kuantitas (output) ,kualitas dan schedule produksi serta tingkat utilisasi mesin produkssi yang telah ditetapkan dan disepakati bersama.
3. Bertanggung jawab dalam pemenuhan standard kualitas hasil produksi sesuai dengan tingkat kebutuhan customer & schedule pengiriman hasil produksi sesuai PPIC schedule.
4. Bertanggung jawab terhadap keselamatan kerja dan standard kebersihan lingkungan kerja (keteraturan/kerapihan lingkungan kerja).
5. Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dan membina kerja sama team yang solid.
6. Bertanggung jawab dalam membuat laporan secara berkala kepada atasannya atas hasil kerjanya beserta analisa permasalahannya, tindakan–tindakan perbaikan atas permasalahan tersebut serta batas waktu estimasi penyelesaian masalah–masalah tersebut secara singkat , padat dan kongkrit.

• Wewenang :

1. Wewenang dalam mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan kententuan/peraturan yang berlaku di perusahaan.
2. Wewenang dalam menghentikan dan mengatur pengoperasian mesin– mesin produksi guna mencapai hasil produksi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan serta pemenuhan batas waktu pengiriman hasil produksi.

C.2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification)

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

1)   Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja.

2)   Persyaratan pengetahuan dan keterampilan.

3)   Persyaratan fisik dan mental.

4)   Persyaratan umur dan jenis kelamin.

Contoh dari spesifikasi jabatan

Lowongan Karir TVONE Januari 2011. Lowongan kerja stasiun televisi indonesia di ANTV 2011:

Office Maintenance Staff
Tugas dan Tanggungjawab:
- Memelihara, menjaga dan memperbaiki asset Perusahaan (perlengkapan kantor, AC, facsimile, telephone, dll)
- Melayani permintaan kebutuhan perlengkapan dari Department lain (tenda, kursi, lemari, dll)
- Melakukan perbaikan / renovasi gedung, termasuk re-layout area kerja
- Menganalisa tagihan telepon bulanan (Telkom, Indosat Phone, Blackberry)
- Membina hubungan dengan Pengelola Gedung dan vendor
- Mengkoordinir kebersihan dan kerapian area kerja, termasuk jadwal pembersihan dari pihak pengelola gedung
- Membuat laporan bulanan pada Supervisor General Services
Persyaratan:
- Laki-laki
- Usia 28-33 tahun
- Pendidikan S1 Teknik Sipil
- Berpengalaman selama 3-4 tahun di bidang sejenis
- Mengerti tentang Construction Management dan bahan bangunan
- Memiliki kemampuan memimpin orang lain
- Berpenampilan rapi, bersih dan sehat
Tanggal Penutupan :2011-01-31

D.    Kegunaan Analisis Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:

1)   Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan.

2)   Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang.

3)   Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru.

4)   Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan.

5)   Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi.

6)   Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja.

7)   Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

E.    Pelaksanaan Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut:

1)        Tahap persiapan dan perencanaan.

2)        Tahap pengumpulan data.

3)        Tahap pengolahan data

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:

(1)      Tahap persiapan dan perencanaan

Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah:

a.         Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.

b.        lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi.

c.         Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. ).

d.        Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.

e.         Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.

f.         Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

(2)      Tahap Pengumpulan Data

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:

a.         Metode Observasi dan Wawancara

Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan.

b.        Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )

Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.

c.         Metode Studi Referensi

Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.

d.        Metode Kombinasi

Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.

Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.

Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.

Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.

Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.

(3)      Tahap Pengolahan Data

Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:

a.         Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan.

b.        Menentukan bobot nilai dari setiap faktor.

c.         Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi.

d.        Analisa persyaratan jabatan.

e.         Menyusun uraian jabatan.

f.         Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya.

g.        Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.

BAB III

PENUTUP

A.      Kesimpulan

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.

Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-kegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia. Deskripsi pekerjaan adalah seperangkat fungsi dan tugas tanggung jawab yang dijabarkan ke dalam kegiatan pekerjaan

B.       Saran

Analisis jabatan sangat penting dalam kemajuan suatu perusahaan, karena analisis jabatan mempengaruhi suatu sususan dalam kegiatan perusahaan. Analisis jabatan dapat memberikan suatu efektifitas dan efisiensi kerja. Karena pentingnya suatu analisis jabatan semoga suatu perusahaan dapat lebih memperhatikan dan lebih cermat dalam mengidentifikasi deskripsi jabatan melalui analisis jabatan.

DAFTAR PUSTAKA

Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE. Yogyakarta.

Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung

Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan.

Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. Penerbit Rineka Cipta.